Cuánto tiempo hay que conservar facturas de clientes y proveedores, según estipula la Ley. Es unas de las preguntas más demandas a las Gestorías.
El periodo de conservación mínima
En España, tanto los autónomos, cómo las sociedades mercantiles, tienen obligación legal de conservar por un periodo mínimo de cuatro años, ordenadas y de forma original.
Los documentos que se han de conservar
- Facturas recibidas
- Facturas emitidas, mínimo una copia
- Documentos y justificantes que tengan relación con obligaciones tributarias.
- El justificante contable de aquellas operaciones en las que el proveedor de una operación de inversión de sujeto pasivo esté establecido fuera de la Comunidad
- Los documentos acreditativos del pago de impuestos a la Importación.
- Impuestos, modelos y tasas liquidados de forma no telemática.
Esta obligación de conservar las facturas la puede realizar el propio interesado o encargársela a un tercero, pero siempre teniendo en cuenta que se conserven los contenidos originales y en debido orden.
Las facturas en formato papel o digital deben garantizar su legibilidad, su procedencia y contenido original.
En caso de medios electrónicos, se deben emplear equipos electrónicos que permitan la comprensión numérica del documento y el almacenamiento de datos de forma óptica o electromagnética.
En los medios electrónicos, además, se debe garantizar su legibilidad en formato original, así como sus datos asociados y mecanismos de verificación de firmas digitales que confirmen la autenticidad de su procedencia y contenido.
Debe permitir el acceso completo para su visualización o descarga/impresión por parte de la Agencia Tributaria cuando sea solicitada y sin demora justificada.
Según el criterio tributario, se está obligado a guardar las facturas en su contenido original de manera ordenada y en su contenido original.
No tienen validez las facturas escaneadas o fotocopiadas, aunque la Agencia Tributaria desde hace 5 años, siempre y cuándo se pueda verificar a autenticidad las acepta en formato electrónico.
Se pueden conservar en formato electrónico siempre y cuando podamos garantizar la autenticidad de su origen y legible en todo su contenido.
