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¿Cuánto tiempo tengo que conservar las Facturas?

Cuánto tiempo hay que conservar facturas de clientes y proveedores, según estipula la Ley. Es unas de las preguntas más demandas a las Gestorías.

El periodo de conservación mínima

En España, tanto los autónomos, cómo las sociedades mercantiles, tienen obligación legal de conservar por un periodo mínimo de cuatro años, ordenadas y de forma original.

Los documentos que se han de conservar

  • Facturas recibidas
  • Facturas emitidas, mínimo una copia
  • Documentos y justificantes que tengan relación con obligaciones tributarias.
  • El justificante contable de aquellas operaciones en las que el proveedor de una operación de inversión de sujeto pasivo esté establecido fuera de la Comunidad
  • Los documentos acreditativos del pago de impuestos a la Importación.
  • Impuestos, modelos y tasas liquidados de forma no telemática.

Esta obligación de conservar las facturas la puede realizar el propio interesado o encargársela a un tercero, pero siempre teniendo en cuenta que se conserven los contenidos originales y en debido orden.

Las facturas en formato papel o digital deben garantizar su legibilidad, su procedencia y contenido original.

En caso de medios electrónicos, se deben emplear equipos electrónicos que permitan la comprensión numérica del documento y el almacenamiento de datos de forma óptica o electromagnética.

En los medios electrónicos, además, se debe garantizar su legibilidad en formato original, así como sus datos asociados y mecanismos de verificación de firmas digitales que confirmen la autenticidad de su procedencia y contenido.

Debe permitir el acceso completo para su visualización o descarga/impresión por parte de la Agencia Tributaria cuando sea solicitada y sin demora justificada.

Según el criterio tributario, se está obligado a guardar las facturas en su contenido original de manera ordenada y en su contenido original.

No tienen validez las facturas escaneadas o fotocopiadas, aunque la Agencia Tributaria desde hace 5 años, siempre y cuándo se pueda verificar a autenticidad las acepta en formato electrónico.

Se pueden conservar en formato electrónico siempre y cuando podamos garantizar la autenticidad de su origen y legible en todo su contenido.

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